„Könnt ihr da nicht einfach mal eine Umfrage erstellen?“ wird immer wieder von einigen Geschäftsführungen an ihre HR Abteilungen herangetragen. Aber ist das so einfach? Und vor allem: Hält eine solche Umfrage den gesetzlichen Vorgaben und Qualitätsstandards einer „echten“ psychischen Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) stand?
Fest steht, dass die GB Psych seit 2013 für Unternehmen ab einem bzw. einer Mitarbeitenden im § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verankert und damit verpflichtend ist. Für die Erfüllung dieser Pflicht ist in erster Linie der Arbeitgeber verantwortlich, allerdings kann dieser „ … zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen.“ (§ 13, Abs. 2, ArbSchG). Unternehmen besitzen somit einen gewissen Spielraum, der das Unternehmen nachfolgend allerdings teuer zu stehen kommen kann, sollte die Beurteilung nicht fachgerecht durchgeführt werden. Besonders wenn es um die Qualität und Zuverlässigkeit der Methoden und Messinstrumente, aber auch um die qualifizierte Auswertung und Interpretation der Ergebnisse geht, lohnt sich ein genauerer Blick auf die best practices der Profis (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie, 2022).
Aber nochmal von vorne: Warum es sich lohnt, tiefgreifender in die psychische Gesundheit im Unternehmen zu investieren
Die Fakten:
Mitarbeitende waren mental noch nie so stark belastet wir heutzutage: Durchschnittlich entstehen jährlich 48 Krankheitstage pro Person im Bereich der psychischen Erkrankungen (TK Gesundheitsreport, 2022).
Zwischen 2011 und 2021 stiegen die Fehltage aufgrund psychischer Erkrankungen um 41% (DAK, 2011-2021).
In Deutschland entstehen jährlich Produktionsausfallkosten in Höhe von ca. 15,8 Mrd.€ durch psychische Erkrankungen (BAuA, 2022).
Etwa 194.000 gesetzlich Versicherte (AOK) wurden 2021 mit insgesamt 4,8 Mio. AU-Tagen wegen eines Burnouts krankgeschrieben (Fehlzeiten-Report, 2022)
In einer Studie von McKinsey waren 91% der Befragten der Auffassung, dass sich ihr Arbeitgeber um ihre mentale Gesundheit bemühen sollte. Dies wird dadurch unterstrichen, dass 85% der Befragten derselben Untersuchung Benefits für die mentale Gesundheit bei der Auswahl eines neuen Arbeitsplatzes wichtig sind. (McKinsey, 2020)
Wozu dient eine gute GB Psych und warum lohnt es sich in diese zu investieren?
Aus den Zahlen wird ersichtlich, dass sich eine Notwendigkeit ergibt zu handeln, wenn Unternehmen Fehlzeiten nachhaltig reduzieren, die Arbeitsproduktivität erhöhen und/ oder bestehende Talents halten bzw. neue anwerben wollen. Aufgrund der Vielzahl an relevanten Einflussfaktoren auf die mentale Belastung am Arbeitsplatz, ist ein systematisches und umfassendes Vorgehen dringend notwendig. Aber wie?
Laut der Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) müssen in einer GB Psych folgende Prozessschritte durchlaufen und vollständig sowie nachvollziehbar dokumentiert werden (GDA, 2022):
Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten: Welche Arbeitsplätze und Tätigkeiten sind im Betrieb vorhanden?
Ermittlung der psychischen Belastung: Hier kommt im Idealfall ein wissenschaftlich fundierter Fragebogen ins Spiel, der durch Fehlzeitenstatistiken, Zahlen zur Fluktuation oder auch Mitarbeitendenbeschwerden ergänzt werden kann.
Beurteilung der psychischen Belastung: Nun werden die Daten aus Schritt zwei nach zuvor festgelegten Kriterien ausgewertet und analysiert, ob die erkannten Gefährdungen zu einer Beeinträchtigung der Gesundheit führen können.
Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen: Aufgrund der Datenanalyse werden entsprechende Maßnahmen abgeleitet, geplant und umgesetzt.
Wirksamkeitskontrolle: Es wird in einer angemessenen Frist überprüft, ob die eingesetzten Maßnahmen die festgestellte psychische Gefährdung auch tatsächlich reduzieren konnten. Dies geschieht meist durch eine erneute Erhebung mittels desselben Erhebungsinstrumentes, Workshops, Begehungen oder schriftliche (Kurz-) Befragungen.
Fortbeschreibung der Gefährdungsbeurteilung: Wenn Arbeitsplätze neu- bzw. umgestaltet werden oder sich die Arbeitsorganisation verändert, spätestens jedoch zwei Jahre nach der ersten Befragung, wird die Gefährdungsbeurteilung erneut durchgeführt. Die GB Psych ist demnach nie beendet, sondern im Idealfall ein fortlaufender Prozess in einer sich stetig verändernden Arbeitswelt.
Viele Unternehmen orientierten sich zwei Jahre nach Gesetzeserlass immer noch nur an den ersten Schritten des Prozesses: Eine vollständige Dokumentation inklusive abgestimmten Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle nahmen lediglich 5% der Unternehmen vor (Sleik, Baier & Künzel et al., 2015). Immerhin gaben 2022 bereits 51,5 % von rund 1100 befragten Wirtschaftsunternehmen und öffentlichen Einrichtungen an, dass sie eine GB Psych bereits umsetzten (Institut für betriebliche Gesundheitsberatung, 2023). Dass es hierbei weiterhin noch Luft nach oben gibt, erschließt sich aus der Tatsache, dass jedes zweite Unternehmen aktuell noch nichts hinsichtlich der systematischen Erfassung und gezielter Hilfestellung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz unternimmt.
Die Ziele, die Unternehmen mit der Durchführung einer GB Psych verfolgen, sind vielfältig, z.B.:
Senkung der Fehlzeiten oder Fluktuation/ Steigerung der Produktivität oder AG-Attraktivität (externe Kommunikation)
Wertschätzung (interne Kommunikation): „Wir sehen euch!“, „Ihr seid uns wichtig!“
Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben/ Auflagen in einem Zertifizierungsprogramm
Bedarfsorientierte Implementierung und/ oder Matching von Arbeitgeber-Benefits
Effizienzsteigerung, Support und Arbeitserleichterung für HR, das BGM oder zuständige Stabsstellen
Warum Schnorcheln kein Tiefseetauchen ist
„Pulse Checks“, Stimmungsbarometer oder (regelmäßige) Kurzbefragungen zum allgemeinen Wohlbefinden sind gängige Tools, die der Unternehmensführung einen „Quick-Check“ der Unternehmensgesundheit ermöglichen. Aus diesen Befragungen lässt sich sicherlich ein grober Stimmungstrend im Unternehmen ableiten, unterm Strich sind sie aber vergleichbar mit dem obligatorischen Begrüßungs-„Wie geht’s dir?“: Die Antworten „gut“ oder „Unkraut vergeht nicht“ lassen keine Rückschlüsse auf die Gründe des Befindens zu und stellen dementsprechend auch keine Handlungsgrundlage dar.
Mit einer professionell durchgeführten GB Psych erreichen Unternehmen eine Analysetiefe, die einerseits Aufschluss über die tatsächlichen Gründe für spezifische Arbeitsbelastungen sowie konkrete Handlungsmöglichkeiten liefert und andererseits den Anforderungen der GDA gerecht wird. Ein valider und adaptiver Fragebogen, der Arbeitsbedingungen nicht nur über arbeitsplatzbezogene, sondern auch über organisationale und teamspezifische Faktoren abfragt, ermöglicht belastbare Aussagen über die Gründe des aktuellen Gesundheitszustandes des Unternehmens und im nächsten Schritt die Ableitung passender Entlastungsmaßnahmen.
By the way: 82% der Unternehmen, die die GB Psych bereits umsetzen, erleben einen für sich positiven Nutzen aus der Gefährdungsbeurteilung: Fehlzeiten könnten aufgrund psychischer Belastungen durch passgenaue Unterstützungsangebote um 25% reduziert werden (Bondar et al., 2022). Auch die Mitarbeiterbindung kann durch eine qualitativ hochwertig durchgeführte GB Psych um 79% gesteigert werden (Forrester Research, 2021).
Das Kontrastprogramm: Warum ‚Hauptsache irgendwas gemacht‘ am Ziel vorbeischießt
Das sog. ‚Wellness-Washing‘ kann unabsichtlich oder absichtlich geschehen und meint, dass Interventionen eingeleitet werden, die wenig oder keine positiven Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Beschäftigten haben. Zu den Klassikern gehören Achtsamkeitskurse in der Mittagspause, Apps, die Mitarbeitende in ihrer Freizeit nutzen sollen oder Stresskurse nach dem Motto one-action-fits-all.
Wellness-Washing entsteht oft aus dem Wunsch heraus, überhaupt etwas zu tun. Vielleicht aufgrund gehäufter Burnout-Fälle, langfristigen Krankschreibungen aufgrund von psychischen Erkrankungen oder unerwarteter Kündigungen. Somit sollte den Unternehmen keine voreilige böse Absicht unterstellt werden. Ob jedoch strategisch bewusst gewählt, um das Image des Unternehmens zu stärken oder unbewusst angewendet, um belasteten Mitarbeitenden irgendetwas anzubieten: häufig fehlt es den Unternehmen in der Praxis an umfassenden Strategien, langfristigem Engagement gegenüber dem Thema mentale Gesundheit und einem validen Messinstrument. Angebote, die zum Mental-Wellbeing der Beschäftigten beitragen sollen, basieren demnach oft auf dem Bauchgefühl oder Interesse der entscheidenden Personen. Doch Vorsicht: Am Ende kann das „hauptsache etwas gemacht“ zu einem frustierenden Bumerang werden: eine geringe Inanspruchnahme der Angebote, ausbleibende Reduktion der Fehlzeiten bzw. Fluktuation oder kritische Stimmen aus den Teams können das Gefühl von Undankbarkeit bei den Verantwortlichen hervorrufen und das Füreinander zügig in ein Gegeneinander verwandeln.
Noch unangenehmer wird es, wenn gezieltes Wellness-Washing von den eigenen Mitarbeitenden entlarvt wird und sie sich dem Unternehmen abwenden, da sie sich in ihren Bedürfnissen nicht ernst genommen fühlen.
Vom Wellness-Washing zum Mental-Wellbeing mithilfe der GB Psych:
Weg von ‚Pulse Checks‘ und Stimmungsbildern- hin zu aussagekräftigen Daten: Mit einer wissenschaftlich fundierten GB Psych entscheiden sich moderne Unternehmen, das Thema psychische Arbeitsbelastung langfristig und systematisch anzugehen.
Von der Laienlösung zur Profiperformance: Nicht selten überlastet das Thema mentale Gesundheit am Arbeitsplatz die internen Unternehmenskapazitäten und Fachkompetenzen. Lene Health begleitet euch durch den Prozess der GB Psych - von der ersten Planung bis zur Ableitung entsprechender Maßnahmen.
Überzeugt eure Teams: Egal, ob ihr im HR die Geschäftsführung oder als Geschäftsführung einzelne Mitarbeitende überzeugen wollt - macht euch die Vorteile einer fundierten Analyse der mentalen Arbeitsbelastung bewusst und ermöglicht euren Mitarbeitenden sich in professioneller externer Umgebung besser öffnen zu können.
Ihr scheut euch vor dem ganz großen Wurf? Startet mit der Erhebung zunächst in einer Abteilung eures Unternehmens oder stellt eine Fokusgruppe zusammen und traut euch so langsam und begleitet an das Thema GB Psych heran.
Integriert die GB Psych in bereits vorhandene Infrastruktur, z.B. regelmäßig stattfindende Miterabeitendenbefragungen. Dadurch reduziert ihr die Hürde der einzelnen Mitarbeitenden, daran teilzunehmen.
Die Vorteile einer ‚echten‘ GB Psych mit Lene Health liegen auf der Hand:
Unser wissenschaftlich evaluierter, multimodaler Fragebogen ermöglicht euch risikobehaftetet Arbeitsbedingungen zu identifizieren, aber auch Potenziale in eurem Unternehmen zu erkennen. Mit unserer Lösung erreicht ihr alle Beschäftigte bei geringem Ressourcenaufwand für euch.
Der adaptive Onlinefragebogen ist in allen Sprachen verfügbar und entspricht den Vorgaben der DSGVO.
Gesundheitsexpert*innen werten eure Ergebnisse sorgfältig aus und ermitteln den individuellen Unterstützungsbedarf. Somit erhaltet ihr eine umfassende und professionelle Analyse eures Unternehmens.
Ihr erhaltet innerhalb von drei Wochen einen abteilungsbezogenen und ausführlichen Ergebnisbericht von uns. Ein Rückschluss auf Einzelpersonen ist hierbei nicht möglich.
Ihr könnt eure Pain Points und unternehmerischen Belastungsfaktoren schnell und gleichzeitig umfänglich erfassen. Unsere Expert:innen leiten euch am Ende gezielte Maßnahmenvorschläge ab.
Gleichzeitig habt ihr § 5 des Arbeitsschutzgesetztes abgedeckt und müsst euch im Falle einer Kontrolle durch das Gewerbeaufsichtsamt oder die Berufsgenossenschaften/ Unfallversicherer keine Sorgen machen. Denn hier gilt: Better safe than sorry!
In short: Mit einer GB Psych durch uns kannst du dich also zurückLENEn, denn sie hat auch arbeitschutzrechtlich Bestand.
S. Krückels/ K. Hollstein
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